SZYBKIE LINKI:

Licencje i Rejestracje - Komunikat

Użyj klawiszy ← → by przeglądać treści

16.02.2018

Pierwszy kwartał roku zawsze stanowił najtrudniejszy czas dla pracy Działu Rejestracji.

Ogromne natężenie związane z wykupywanymi na ostatnią chwilę licencjami powoduje przeciążenie pracowników. Siłą rzeczy regulaminowy termin 14 dni roboczych na wydanie licencji po skompletowaniu wszystkich niezbędnych dokumentów był narażony na przekraczanie .

Stopniowa reorganizacja pracy biura, wprowadzenie systemu premiowego, a także uruchomienie sprzedaży licencji już w grudniu 2017 r. doprowadziło do sytuacji, gdy Dział Rejestracji wprowadza do bazy licencje w regulaminowym terminie.

Czas oczekiwania wahał się w najtrudniejszym momencie przeciętnie od 8 do 10 dni. Dodatkowe dyżury pracowników Działu Rejestracji sprawiły, że aktualnie realizowane są zamówienia licencji z dnia poprzedniego, a dokumenty przesyłane poczta tradycyjną ( w tym paszporty) są realizowane na bieżąco.

Na dzień dzisiejszy wydano 1997 licencji koni, 725 licencji koni FEI, 958 licencji ogólnopolskich zawodnika, 335 licencji FEI zawodnika oraz 245 licencji klubów.

Sprzedaż licencji ekspres ma incydentalny charakter . Ich znaczenie ma jednak rolę dyscyplinującą i umożliwia pracownikom biura wykonywanie swoich obowiązków w kolejności zgodnej z chronologią wpływających wniosków. Nie ma możliwości „wyciągania” wniosków bez kolejki, dzięki czemu wszyscy traktowani są równą miarą, a praca idzie sprawniej.

Pomocne okazało się także uruchomienie jednego adresu mailowego dla korespondencji dotyczącej zakupu licencji, z którego wiadomości otwierają i obsługują równolegle wszystkie osoby z działu rejestracji.

Mamy nadzieję, że dalsze decyzje organizacyjne dotyczące pracy biura przyczynią się do równie sprawnej działalności i obsługi we wszystkich obszarach jego pracy.

Jednocześnie prosimy, aby zamówienia i niezbędne z nimi związane skany dokumentów były przesyłane w JEDNYM MAILU i WYŁĄCZNIE na adres mailowy oplaty@pzj.pl .

Przysyłanie niezbędnych dokumentów w różnych mailach powoduje przesunięcie sprawy na ostanie miejsce w kolejce z godnie z datą ostatniego maila w danej sprawie.

Niezbędne jest również oczekiwanie na fakturę i DOPIERO NA JEJ PODSTAWIE dokonywanie płatności z PODANIEM W TYTULE NUMERU FAKTURY.

Nie należy przed otrzymaniem faktury wpłacać na konto PZJ kwot związanych z opłatami za rejestracje i licencje.

 

 

Podsumowując:

przysyłanie wszystkich dokumentów w jednym mailu,

dokonywanie płatności jedynie na podstawie faktury

ZDECYDOWANIE PRZYSPIESZA ZAŁATWIENIE SPRAWY. 

Najlepszym rozwiązaniem jest załatwianie spraw związanych z rejestracja i licencją odpowiednio wcześniej najlepiej jeszcze w grudniu, czy nawet październiku.

DO TEGO SERDECZNIE ZACHĘCAMY.

Jednocześnie przepraszamy za niedogodności związane z dodzwonieniem się do Działu Rejestracji i Licencji w okresie spiętrzenia zamówień.

Odbieranie telefonów w tym okresie pochłania pracownikom Działu Rejestracji i Licencji zdecydowanie ponad połowę czasu pracy.

BLISKO 80 % ROZMÓW TELEFONICZNYCH to prośba o proste informacje, które są dostępne w VADEMECUM REJESTRACJI I ZAKUPU LICENCJI KLUBU, ZAWODNIKA I KONIA W PZJ

Vademecum jest pierwszą pozycją w rozwijającym się menu zakładki REJESTRACJE I LICENCJE na czarnym pasku menu strony internetowej www.pzj.pl. .

>> link:

http://pzj.pl/sites/default/files/plikoteka/18.09.2017%20%20REGULAMIN%20...

UPRZEJMIE PROSIIMY o zapisanie tego linku w ULUBIONYCH.